Enviar y recibir correos electrónicos no tiene por qué ser una molestia. Al implementar estos consejos de Microsoft Outlook, podrá realizar su trabajo más rápido.
Microsoft Outlook sigue siendo una de las soluciones de correo electrónico más populares del planeta. Está disponible en varias plataformas, incluidas Windows, macOS, Android e iOS/iPadOS. Millones de personas utilizan Microsoft Outlook cada día. Para que su uso del correo electrónico sea más productivo, considere estos consejos de Microsoft Outlook para uso doméstico y empresarial.
Consejos para Microsoft Outlook
El correo electrónico en sí no ha cambiado mucho en los últimos años. Puede enviar mensajes nuevos o leer/responder el correo recibido. Microsoft Outlook ofrece varias herramientas que hacen que el uso del correo electrónico sea mucho mejor y más eficiente. A continuación se muestran nuestros consejos favoritos para Microsoft Outlook.
Banderas y Categorías
Dos de las formas más sencillas de organizar mejor sus correos electrónicos más importantes son mediante el uso de banderas y categorías. En términos generales, ambos permiten ordenar mensajes para su uso posterior. Sin embargo, ambos son ligeramente diferentes entre sí.
Las banderas son recordatorios basados en el tiempo que puede agregar haciendo clic derecho en algún lugar de un mensaje y luego eligiendo Seguimiento. Puede elegir una bandera que represente hoy, mañana, esta semana, la próxima semana, sin fecha y personalizado. Al agregar una bandera, la vista previa del mensaje se vuelve amarilla y, en el encabezado, verá una notificación de seguimiento.
Si es necesario, puede crear una alerta personalizada para cada bandera haciendo clic derecho en el mensaje y eligiendo Seguimiento > Agregar recordatorio. Para ver todas las banderas actuales en Microsoft Outlook, seleccione Ver >Barra de tareas pendientes >Tareas.
Para eliminar una bandera, haga clic derecho en el mensaje, luego seleccione Seguimiento > Marcar como completo.
Las categorías le permiten codificar por colores los correos electrónicos principalmente con fines de búsqueda y se ubican al hacer clic derecho en un mensaje y luego elegir Categorías. Hacer clic todas las categorias para ajustar los nombres de las categorías actuales o agregar otras nuevas. De lo contrario, seleccione la categoría que desea utilizar. En este caso, menos es más y se recomienda utilizar sólo las categorías que necesita. Por ejemplo, si sólo necesitas tres categorías, elimina el resto. También puede agregar otros nuevos en una fecha posterior.
Favoritos
La asignación de favoritos mueve una carpeta de correo a la parte superior del Panel de carpetas. Estas carpetas no se modifican de ninguna manera excepto donde se encuentran. En lugar de asignar favoritos a carpetas tradicionales como Elementos enviados y Elementos eliminados, debe mantener esta distinción sólo para las carpetas personalizadas. Para ver Favoritos, asegúrese de estar en la vista Correo en Microsoft Outlook.
En el siguiente ejemplo, se ha creado una nueva carpeta llamada Urgente. Dentro de esta carpeta hay correos electrónicos que requieren una respuesta inmediata. Al convertir la carpeta Urgente en favorita, ahora reside en la parte superior del Panel de carpetas.
Para activar o desactivar Favoritos, haga clic en Ver > Panel de carpetas > Favoritos.
Atajos
Uno de tus objetivos diarios debería ser escribir menos y seguir haciendo la misma cantidad de trabajo. Una de las formas de hacerlo es utilizar accesos directos, que están disponibles en Microsoft 365. Con Microsoft Outlook, puede aprovechar los siguientes accesos directos:
- Utilice Ctrl + R: Responder a un correo electrónico
- Ctrl + Mayús + M: Para crear un nuevo correo electrónico
- Seleccione Ctrl + 1: Para abrir su correo electrónico:
- Ctrl + 2: Para abrir tu calendario
- Utilice Ctrl + 3: Para abrir tus contactos:
- Ctrl + 4: Para abrir tus tareas:
¿Buscando por mas? También puede utilizar Quick Steps, que le permite preformatear y dirigir correos electrónicos a varias personas.
Usar reglas
Las reglas son otra gran característica de Microsoft Outlook. Con las reglas, puede aplicar reglas a los correos electrónicos entrantes y salientes. Al hacerlo, podrá organizar, dar seguimiento o anticiparse mejor a sus mensajes. Una vez que dedique tiempo a configurar su regla, comenzará a ahorrar una gran cantidad de tiempo cada día.
Entregas de correo electrónico retrasadas
¿Alguna vez envió un correo electrónico y luego descubrió que contenía un error tipográfico o información incorrecta? ¿Alguna vez has enviado un mensaje a la persona equivocada? Con la herramienta de entrega retrasada de correo electrónico de Microsoft Outlook, puede dejar un poco de espacio para respirar entre escribir, enviar un correo electrónico y enviarlo. La herramienta de correo electrónico retrasado beneficia a cualquiera que (admita) haber cometido errores en mensajes apresurados y a aquellos que necesitan enviar un mensaje en un momento o día diferente.
Para utilizar la herramienta, redacte un mensaje en Microsoft Outlook como lo hace siempre. Antes de hacer clic en el botón Enviar, elija Opciones > Más en la barra de menú de mensajes. A continuación, seleccione Mensaje de retraso. En el menú Propiedades, junto a la selección No entregar antes, elija el día y la hora en que desea enviar el mensaje y luego haga clic en Cerca.
Los mensajes no enviados residen en la Bandeja de salida de Microsoft Outlook hasta que se envían. Puedes hacer doble clic en los mensajes en cualquier momento para enviarlos inmediatamente o en otro momento.
Cambiando tu zona horaria
Una vez que la pandemia finalmente termine, la gente viajará más tanto a nivel nacional como internacional. Cuando esto ocurra, deberá ajustar la hora en su calendario de Microsoft Outlook. Al hacerlo, sus correos electrónicos y calendarios mostrarán la hora correcta, hasta que sea necesario cambiarlos cuando regrese a casa.
En Microsoft Outlook, elija Archivo > Opciones > Calendario para realizar los cambios seleccionando la zona horaria adecuada.
Cambia tu zona horaria
Cuando viaja al extranjero por trabajo, sus reuniones y entradas de calendario no mostrarán la hora correcta. Para solucionar este problema, deberá cambiar su zona horaria dirigiéndose a Archivo > Opciones > Calendario. Una vez que haya hecho eso, sus correos electrónicos y calendarios tendrán la hora local correcta.
Utilice recibos de lectura y entrega
Finalmente, uno de los mejores consejos de Microsoft Outlook es utilizar recibos de lectura y entrega. Cuando esté activado, sabrás cuándo se recibió un correo electrónico o si el destinatario leyó el mensaje. Puede activar esta función mediante mensajes haciendo clic en Opciones > Seguimiento > Solicitar un recibo de entrega o Solicitar un recibo de lectura.
Leer el correo electrónico no tiene por qué ser un largo proceso diario. Al utilizar estos consejos de Microsoft Outlook, puede administrar sus mensajes y continuar con su día.
Mientras espera Microsoft One Outlook, obtenga más información sobre Microsoft Outlook en iPad y cómo sincronizar su calendario de Outlook con Google Calendar.
Para uso doméstico, la suite Microsoft 365 está disponible actualmente en tres variedades, incluido un plan Familiar, Personal y Hogar y Estudiantes. El primero tiene un precio de 100 dólares al año (o 10 dólares al mes) e incluye Word, Excel, PowerPoint, OneNote y Outlook para Mac, y es útil para hasta seis usuarios. La versión personal es para una persona y cuesta $70 al año o $6,99 al mes. El plan para estudiantes es una compra única de $150 e incluye Word, Excel y PowerPoint.
Los usuarios empresariales pueden seleccionar entre los planes Básico, Estándar y Premium, a partir de $5 por usuario/mes.