¿Tiene dificultades para utilizar tablas dinámicas en Excel de forma eficaz? A continuación se ofrecen algunos consejos que le ayudarán a aprovecharlos al máximo.
Las tablas dinámicas son perfectas para el análisis de datos, especialmente si su hoja de cálculo de Excel tiene varias hojas de trabajo. Crear una tabla dinámica en Excel es una cosa, pero utilizar esta poderosa característica de manera efectiva es otra.
Puede parecer difícil, pero una vez que domines el uso de tablas dinámicas, todo es posible. A continuación se ofrecen algunos consejos importantes sobre cómo aprovechar al máximo las tablas dinámicas en Excel.
Usar rangos de datos dinámicos
Cuando crea una tabla dinámica, utiliza un rango establecido de datos (por ejemplo, celdas A1 a D4). Crear una tabla de Excel estándar a partir de su conjunto de datos antes de crear una tabla dinámica significa que, cuando agrega o elimina datos, su tabla dinámica debería actualizarse automáticamente. Esto significa que la información contenida en su tabla dinámica siempre será precisa.
Para hacer esto, seleccione una celda en su conjunto de datos, luego presione Ctrl+T en tu teclado. Prensa DE ACUERDO para confirmar y crear una tabla básica de Excel.
Desde su nueva tabla, puede crear una tabla dinámica que se actualizará cuando cambien los datos. Hacer clic Diseño > Resumir con tabla dinámica para hacer esto.
Luego puede crear su tabla dinámica de Excel como de costumbre, dejando su tabla como el rango de datos. Establezca dónde desea que se cree su tabla dinámica antes de hacer clic DE ACUERDO para crearlo. Una vez creado, agregue los campos de datos que desea ver en su tabla dinámica.
Si su tabla dinámica no se actualiza automáticamente para reflejar los cambios en su conjunto de datos, haga clic en Analizar > Actualizar para actualizar manualmente.
Usar totales porcentuales
Los totales que se muestran en una tabla dinámica generalmente se mostrarán como números, pero puedes cambiarlos a porcentajes. Por ejemplo, un conjunto de datos contiene información sobre un grupo de estudiantes, con una columna denominada Clase perdida lo que indica si alguna vez han faltado a una clase.
Para calcular el porcentaje de estudiantes de este grupo que nunca han faltado a una clase, versus el número que sí lo ha hecho, podríamos usar un porcentaje total. Para hacer eso, haga clic derecho en un número en la columna que desea cambiar, luego presione Mostrar valores como > % del total general.
La tabla actualizada mostrará los totales porcentuales; en este caso, 90% para No, 10% para Sí. Hay otras opciones, incluyendo % del total de la columnasi prefieres utilizarlos en su lugar.
Cambiar el nombre de las etiquetas de encabezado de la tabla dinámica
Cuando crea una tabla dinámica, los encabezados de su conjunto de datos existente se utilizan para etiquetar una columna. Cuando manipula sus datos usando SUMA u otras funciones, Excel generalmente creará un encabezado poco imaginativo para hacer coincidir los datos que se están manipulando con la función.
Para nuestro ejemplo, calcular el número de estudiantes usando el Identificación del Estudiante La columna crea un encabezado de tabla dinámica llamado contar of Identificación de estudiante. Esto se explica por sí mismo, pero aún se puede cambiar el nombre del encabezado para aclarar el propósito de esta tabla dinámica.
Para hacer eso, simplemente edite el encabezado de su tabla dinámica como lo haría con cualquier otra celda. Haga doble clic en la celda para comenzar a editarla y luego reemplace el texto. Tú también puedes clic derecho > Configuración del campo de valory luego escriba un nombre de reemplazo en el Nombre personalizado campo antes de hacer clic DE ACUERDO ahorrar.
Su encabezado personalizado permanecerá en su lugar a menos (o hasta) que elimine esa columna de su tabla dinámica.
Uso de profundizar en tablas dinámicas de Excel
Si tiene una tabla dinámica que contiene los totales de algo, puede profundizar para ver rápidamente la información que coincide. Por ejemplo, en una tabla que contiene la cantidad de estudiantes que han faltado a una clase (usando nuestro conjunto de datos de lista de estudiantes anterior), podemos usar rápidamente este método para ver quién ha faltado (o no) a una clase.
Para hacer esto, haga doble clic en uno de sus totales.
Usando el ejemplo anterior, para ver todos los estudiantes que faltaron a una clase, haga doble clic en el total para No (el número 9 en celda B4en el Recuento de identificación de estudiante columna) mostrará una tabla con los estudiantes coincidentes en una nueva hoja de trabajo.
Cambiar el formato del número de celda en tablas dinámicas
De forma predeterminada, los datos de su tabla dinámica aparecerán en el General formato del número de celda. En lugar de formatear manualmente cada celda con un formato numérico diferente, debes configurar tu tabla dinámica para que haga esto.
Por ejemplo, una columna agregada a nuestro conjunto de datos de lista de clases llamada Tarifa del kit deportivo muestra el monto pendiente que debe cada estudiante por el costo de un equipo deportivo, que se muestra en dólares en la tabla original. Agregar estos datos a una tabla dinámica muestra la información en el General formato del número de celda, en lugar del formato correcto Divisa formato.
Para cambiar esto, haga clic derecho en la etiqueta del encabezado en la tabla dinámica y haga clic en Configuración del campo de valor.
Desde allí, presione el Botón Formato de número. Seleccionar Divisa desde el Formato de celdas menú antes de presionar el botón DE ACUERDO botón para guardar.
Los datos de su tabla dinámica se actualizarán para utilizar el formato de número de celda actualizado. Para este ejemplo, cambiando de General a Divisa Agregó signos de dólar a cada valor.
Duplicar rápidamente tablas dinámicas
No es necesario que cree una nueva tabla dinámica cada vez que desee analizar sus datos de una manera ligeramente diferente. Si desea copiar una tabla dinámica con formato personalizado, por ejemplo, simplemente puede duplicar la tabla dinámica.
Para hacer esto, haga clic en una celda de su tabla dinámica y presione Ctrl+A para seleccionar la tabla en su conjunto. Haga clic derecho y presione Copiaro presione Ctrl+C en tu teclado.
Seleccione una celda vacía en otra posición en su hoja de cálculo de Excel, en la misma hoja de cálculo o en una diferente, luego clic derecho > Pegar o presione Ctrl+V para pegarlo.
La nueva tabla será idéntica a la anterior, con el mismo formato y conjunto de datos. Luego puede modificar la tabla dinámica para informar información diferente.
Usar Excel para el análisis de datos
Si bien las tablas dinámicas son útiles, no son la única forma de analizar datos en una hoja de cálculo de Excel. Puede concatenar sus datos de Excel para que sean más fáciles de entender o utilizar formato condicional para resaltar ciertas partes de sus datos.
Con estas funciones principales de Excel, los nuevos usuarios pueden comenzar a trabajar y también comenzar a crear hojas de cálculo avanzadas de Excel.