Si colabora con miembros del equipo en proyectos, la función Seguimiento de cambios en Word 2016 es esencial y ahora más poderosa. Así es como funciona.
Si colabora con miembros del equipo en proyectos o marca contratos con líneas rojas, ¡el seguimiento de los cambios en Microsoft Word puede salvarle la vida! Seguimiento de cambios es una función incorporada en Microsoft Word que realmente aporta cordura al proceso. Incluso si no está trabajando en proyectos complejos como adquisiciones, fusiones, contratos o escribiendo un best seller, el seguimiento de cambios puede ser igualmente útil para proyectos de grupos pequeños, como tareas escolares.
Desde la última vez que cubrimos esta característica en Microsoft Word 2010, mejoras significativas hacen que el seguimiento de cambios sea aún más poderoso. Con la disponibilidad de Office Online, los usuarios pueden colaborar en tiempo real en un documento, que es una de las nuevas e interesantes características que analizamos en este artículo.
Habilite y use el seguimiento de cambios en Word 2016
Paso 1: contenido inicial
Deberá comenzar con algún contenido dentro del documento en el que está colaborando. Un usuario diferente está escribiendo esta parte del documento. Escribí el primer párrafo.
Paso 2: habilite el seguimiento de cambios
Para comenzar a rastrear los cambios, vaya a la Revisar pestaña y haga clic Cambio de camino en el Seguimiento grupo (también puedes presionar CTRL + MAYÚS + E.)
Cuando el seguimiento de cambios está habilitado, verá un globo para cada autor en el lado derecho de la pantalla.
Paso 3: edición
Seguimiento de cambios en Word utiliza la coordinación de colores para evitar confusiones. El primer autor es azul y el segundo es rojo. Cuando autores adicionales realicen modificaciones, también se les asignará un color único.
Cuando se realizan modificaciones en el documento, aparece una línea vertical junto al párrafo para indicar los cambios que se han realizado en el documento. Observe que el primer párrafo no tiene esto porque Cambio de camino no se habilitó hasta más adelante en el documento. Cuando haces clic en Mostrar seguimiento de cambios barra, activa inmediatamente un resaltado de todas las ediciones realizadas en el documento y su comentario. Si lo mantiene habilitado y realiza modificaciones, verá los cambios en tiempo real a medida que escribe y elimina.
Paso 4: Comentarios, globos y herramientas de edición adicionales
Si desea agregar un comentario sobre una palabra o párrafo, resáltelo, seleccione el Revisar pestaña y haga clic Nuevo comentario en el Comentarios grupo. Sus comentarios aparecerán en el lado derecho del documento cuando esté finalizado; puedes apagarlos.
Una de las cosas que notará cuando aplique formatos especiales como Negrita, Cursiva o Subrayado es que se agrega automáticamente un comentario al seguimiento de cambios llamado Formateado.
También puede personalizar cómo desea que aparezcan los globos en el documento. Por ejemplo, si desea ver todas las revisiones agregadas al documento por cada autor, haga clic en el Revisar pestaña > Mostrar marcado menú > globos > Mostrar revisiones en globos.
Revisiones
El panel de revisión (Revisar > Panel de revisión) le permite revisar todas las ediciones de cada autor, que puede ver vertical u horizontalmente en la pantalla. Puede hacer clic en una palabra o párrafo en el panel Revisiones y navegará automáticamente a esa parte del documento.
Paso 5: Aceptar o rechazar los cambios realizados en el documento
Si está de acuerdo con los cambios que se han realizado en el documento, puede Aceptar o Rechazar. Haga clic en la barra Mostrar seguimiento de cambios para resaltar los cambios realizados por el otro autor, luego vaya a la Revisar pestaña, haga clic en Aceptar botón para confirmar.
Ahora notarás que los cambios se aplican inmediatamente.
Paso 6: comparar o combinar documentos
Otra característica útil que los autores pueden aprovechar es la capacidad de realizar un seguimiento de la versión de un documento. Por ejemplo, si dos autores dividen los mismos documentos en dos copias y continúan trabajando en ellos por separado, luego pueden comparar las dos versiones y combinarlas. Siempre que tengan una estructura similar, puedes combinarlos para crear un documento final.
Para comparar y combinar cambios, seleccione el Revisar pestaña, haga clic Comparar, seleccione el documento original en el cuadro de campo, seleccione la versión revisada y luego haga clic en DE ACUERDO.
Luego, Microsoft Word presentará una vista de tres paneles del documento que muestra la pantalla principal como el documento final con contenido combinado y las copias originales y alternativas en un panel de mini ventana. Cuando se desplaza, puede comparar los cambios. Esto se hace preferiblemente en una pantalla con suficiente resolución.
Cuando esté listo para combinar los documentos en una copia final, regrese a la Revisar pestaña, haga clic Comparar, luego haga clic Combinar, seleccione el documento original en el cuadro de campo, seleccione la versión revisada y luego haga clic en DE ACUERDO.
Luego verás el documento combinado junto con los cambios realizados por otros autores en otro color.
Integración con Office en línea
Una de las características más destacadas de Google Apps han sido sus herramientas de colaboración en tiempo real. Microsoft finalmente se ha puesto al día gracias a su suite Office Online, que incluye una versión de Word basada en web. Una nueva característica de Word 2016 es compartir y ver quién está trabajando en su documento. Para hacer eso, haga clic en el Compartir y guarde el documento en su carpeta OneDrive.
El panel Compartir revelará opciones adicionales, con la capacidad de invitar a personas a editar el documento con diferentes restricciones. También notará que las opciones Bloquear autores y Restringir ahora están habilitadas dentro del Proteger grupo. Si usa Microsoft 365 (anteriormente O365) en un entorno empresarial, puede invitar a autores a colaborar.
Para este artículo, usaré el Obtener un enlace para compartir enviar un correo electrónico a autores adicionales con los que me gustaría colaborar en el documento.
Cuando usted u otro autor carguen Word Online y realicen cambios, otras personas que colaboren en el documento serán notificadas en tiempo real.
Aquí puede ver que las ediciones guardadas realizadas por el otro autor están codificadas por colores resaltadas en azul.
Cuando un autor ya no esté editando el documento, se le notificará en Word 2016.
Como puede ver, Track Changes es aún más poderoso con sus funciones de colaboración en tiempo real. Ya sea que esté trabajando en proyectos grandes o pequeños, Word 2016 puede hacer que sea más fácil mantener a todos en la misma página. La coordinación del color, el uso compartido, la edición en tiempo real y la integración en la nube con OneDrive crean una experiencia convincente.