Puede hacer que sus datos aparezcan automáticamente al crear hojas de cálculo configurando reglas. A continuación se explica cómo utilizar el formato condicional en Google Sheets.
Si desea formatear automáticamente partes de una hoja de cálculo de Google Sheets, el formato condicional hace el trabajo. Una vez que hayas configurado la función, podrás hacer que tus datos destaquen sin mover un dedo más.
Lo bueno del formato condicional es que tienes flexibilidad. Puede basar sus condiciones en texto, fechas, números e incluso celdas en blanco. Y tú eliges la forma exacta de formatearlo según esas reglas. A continuación se explica cómo utilizar el formato condicional en Google Sheets para las tareas diarias.
Formato condicional para celdas vacías
Dependiendo del tipo de datos que rastrea en su hoja de cálculo, detectar celdas que se dejan en blanco pero que no deberían estarlo puede ser muy útil. Y, por supuesto, hay casos en los que lo contrario también puede resultar útil.
Un buen ejemplo del uso de formato condicional para celdas vacías es el seguimiento de calificaciones. Ya sea que sea un maestro que rastrea los puntajes de los exámenes o un estudiante que registra sus propias calificaciones, omitir una puede tener efectos adversos.
Siga estos pasos para aplicar reglas de formato condicional para las celdas que se dejan en blanco.
- Inicie sesión en Google Sheets, abra su hoja de cálculo y seleccione las celdas donde desea aplicar el formato.
- Hacer clic Formato del menú y seleccione Formato condicional.
- En la barra lateral derecha, asegúrese de que De un solo color La pestaña está seleccionada.
- Bajo Aplicar al rangoverá el rango de celdas que seleccionó para confirmar o ajustar.
- Bajo Reglas de formatoseleccione Está vacío en el Dar formato a las celdas si… caja desplegable.
- Bajo Estilo de formato, elija el formato para las celdas en blanco. Como las celdas están vacías, el formato del texto no es lógico. Por lo tanto, elegir un color de relleno para las celdas funciona mejor. Hacer clic Por defecto elegir un color común o utilizar el Color de relleno botón para un color personalizado.
- Hacer clic Hecho cuando termines.
Dé su regla y formatee una prueba ingresando datos en una de las celdas en blanco. Deberías ver desaparecer el color de relleno.
También puedes hacer lo contrario si tienes una hoja de cálculo que debería contienen celdas vacías y, en su lugar, desea detectar aquellas llenas de datos. Siga los mismos pasos pero seleccione No está vacío en el cuadro desplegable Dar formato a celdas si….
Formato condicional para texto
Otra regla de formato condicional en Google Sheets que es práctica es para el texto. Y tienes un puñado de opciones. Puede formatear texto que contenga o no contenga, que comience con, termine con o que sea exactamente igual al valor que ingresa para la regla.
Un ejemplo con el que puede identificarse es el texto que no contiene el símbolo @ (arroba) para las direcciones de correo electrónico. Es posible que reciba un volcado de datos que tenga direcciones de correo electrónico de clientes o clientes. Antes de configurar una combinación de correspondencia, deberá eliminar aquellas direcciones que no sean válidas; no contienen el símbolo @ (arroba).
- Siga los mismos pasos anteriores, del 1 al 4, para seleccionar las celdas y abrir la herramienta.
- Bajo Reglas de formatoseleccione El texto no contiene en el cuadro desplegable.
- En el cuadro directamente debajo, ingrese el Valor o fórmula. Para nuestro ejemplo, ingresamos @.
- Bajo Estilo de formato, elija el formato de las celdas. Esta vez, puedes aplicar cualquier estilo de formato que desees ya que las celdas contendrán datos. Por ejemplo, puede colorear la celda o el texto que contiene, poner el texto en negrita, cursiva, subrayado o tacharlo.
- Hacer clic Hecho cuando termines.
El uso de reglas de texto para el formato condicional le brinda toneladas de opciones. Simplemente elija el que se aplique a su hoja de cálculo particular en el cuadro desplegable Dar formato a celdas si….
Formato condicional para fechas
Un dato común en muchas hojas de cálculo es la fecha. Y es por eso que esta regla de formato condicional es tan popular. Formatee texto automáticamente según una fecha exacta, uno antes que otro o uno después de otro.
Un excelente uso para esta regla es la elaboración de presupuestos domésticos y/o el seguimiento de facturas. Si mantiene una hoja de cálculo para su presupuesto mensual con las fechas de vencimiento de las facturas, podrá ver rápidamente las próximas. Aquí utilizará la condición La fecha es posterior.
- Siga los mismos pasos anteriores, del 1 al 4.
- Bajo Reglas de formatoseleccione La fecha es posterior en el cuadro desplegable.
- En el cuadro desplegable directamente debajo, seleccione Mañana (o hoy).
- Bajo Estilo de formatoelija el formato de las celdas.
- Hacer clic Hecho cuando termines.
Ahora, cada vez que abras esta hoja de cálculo, las facturas con fechas de vencimiento después de mañana (o hoy, si lo prefieres) aparecerán para que puedas prepararlas o pagarlas.
Puede consultar las otras reglas de fechas disponibles para diferentes situaciones. Y consulte nuestro tutorial para crear un calendario en Google Sheets para conocer otra función relacionada con las fechas.
Formato condicional para números
Si hay algo más común en una hoja de cálculo que una fecha es un número. Ya sea un número estándar, moneda, porcentaje o decimal, probablemente lo encontrará en una hoja de cálculo.
Una cosa para la que mucha gente utiliza hojas de cálculo hoy en día es el seguimiento del peso. Tal vez usted también lo haga y registre su peso cada día o semana. Y si es así, probablemente tengas una meta para el peso o un rango dentro del cual deseas permanecer. O tal vez realiza un seguimiento de su ingesta de calorías y desea estar atento a esas cifras.
Para simplificar, usaremos el formato para mostrar el peso en libras por encima de un número determinado.
- Siga los mismos pasos anteriores, del 1 al 4.
- Bajo Reglas de formatoseleccione Mayor que en el cuadro desplegable.
- En el cuadro directamente debajo, ingrese el Valor o fórmula. Para este ejemplo, ingrese el peso objetivo.
- Bajo Estilo de formatoelija el formato de las celdas.
- Hacer clic Hecho cuando termines.
Y asegúrese de tener en cuenta las otras reglas numéricas para el formato condicional: mayor o igual, menor o menor o igual, es igual o no igual y está entre o no entre.
Localice sus datos de un vistazo en Google Sheets
Con el formato condicional en Google Sheets, puedes identificar rápida y fácilmente los datos que necesitas de un vistazo. No es necesario buscar, ordenar ni filtrar su hoja para ver datos importantes. El formato condicional en Excel puede parecer un poco más sólido, pero las opciones de Google Sheets pueden ser exactamente lo que necesita.
Y si desea ayuda con la regla final que ve en el cuadro desplegable Reglas de formato para Fórmula personalizada, eche un vistazo a nuestro ejemplo de uso para resaltar duplicados en Google Sheets.