De forma predeterminada, el historial de Google Chat se guarda en las cuentas de Gmail de los usuarios y se puede acceder a él desde la etiqueta Chats. Aunque los usuarios pueden desactivar la grabación del historial de chat, muchos no lo hacen, ya que probablemente ni siquiera saben que existe la configuración. Si usted es una empresa que «se ha ido a Google», esto es un problema. ¿Por qué?
He trabajado en Seguridad de la Información a nivel corporativo durante varios años y lo que descubrí es que la gente tiende a decir cosas muy inapropiadas en el chat o en el correo electrónico. Normalmente, esto se debe a que muchos empleados ven el correo electrónico como algo muy formal y el chat como algo transitorio, algo así como una llamada telefónica. Después de todo, nadie está escuchando esas conversaciones de chat, ¿verdad? Equivocado. Como he explicado, Google Chat registra esas conversaciones de chat de mensajería instantánea de forma predeterminada, lo que las hace fácilmente detectables en caso de que su empresa reciba una citación de descubrimiento de datos. Sí, eso podría ser realmente malo.
La buena noticia es que Google Apps permite al administrador del sistema desactivar la grabación del historial de chat y forzar la configuración «Fuera de registro» globalmente para todos los usuarios de Google Apps de su empresa. Así es como se hace.
Inicie sesión en su Consola de administración de Google Apps con sus credenciales de administrador y haga clic en Configuración.
Haga clic en Chat en la barra lateral izquierda.
Marque la casilla denominada Deshabilitar el historial de chat obligando a que todos los chats futuros estén «fuera del registro».
Guarde el cambio haciendo clic en Guardar cambios.
A partir de este momento, cualquier futuro Las discusiones de chat no se archivarán en la cuenta de Gmail de sus usuarios en Google Apps. Sin embargo, las discusiones de chat anteriores permanecerán a menos que el usuario las elimine. Lamentablemente, Google no proporciona a los administradores del sistema una forma de eliminar los datos antiguos del historial de chat, por lo que si su empresa necesita eliminarlos, le recomiendo que se comunique con su administrador de cuentas de Google.